Kako se popunjava arhivska knjiga: Detaljno uputstvo i primer popunjenog obrasca

Vođenje arhivske knjige često deluje kao administrativni teret, ali ona je zapravo „lična karta“ vaše dokumentacije. Sa novim zakonskim regulativama koje stupaju na snagu, pravilno vođenje ove evidencije više nije samo pitanje dobre organizacije, već stroga zakonska obaveza.

U ovom vodiču ćemo vam objasniti kako se popunjava arhivska knjiga i prikazati primer popunjenog obrasca kako biste bili sigurni da ispunjavate sve kriterijume.

Šta je zapravo arhivska knjiga?

Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu vašeg pravnog lica. Ona se vodi hronološki, prema Obrascu AK, i obuhvata svu dokumentaciju – od osnivačkih akata do najsitnijih faktura.

Kako se popunjava arhivska knjiga: Korak po korak

Obrazac AK sadrži nekoliko ključnih kolona koje moraju biti precizno popunjene:

1. Redni broj: Upisuju se brojevi od 1 pa nadalje. Svaka kategorija dokumentacije za određenu godinu zauzima jedan redni broj.
2. Datum upisa: Dan kada evidentirate dokumentaciju u knjigu.
3. Godina nastanka: Godina u kojoj je dokumentacija nastala (npr. 2025).
4. Sadržaj (Klasifikacioni znak): Kratak opis o kojoj vrsti dokumenata se radi (npr. “Ulazne fakture”, “Ugovori o radu”).
5. Količina: Broj registratora, kutija ili fascikli.
6. Rok čuvanja: Na osnovu vaše Liste kategorija, ovde upisujete koliko dugo se dokument čuva (npr. “10 godina”, “Trajno”).
7. Lokacija: Gde se fizički (ili digitalno) dokumenti nalaze (npr. “Arhivski depo Nucleo” ili “Kancelarija br. 3”).

Arhivska knjiga – Primer popunjenog obrasca (Tabela)

Da bismo vam olakšali, evo kako bi jedan unos u vašu knjigu trebalo da izgleda u praksi:

Napomena: Prepise ove knjige (listu dokumenata nastalih u prethodnoj godini) dužni ste da dostavite nadležnom Arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine.

Najčešće greške pri popunjavanju

Mnoge firme prave grešku jer ne usklade arhivsku knjigu sa svojom Listom kategorija. Ako u listi piše da se fakture čuvaju 10 godina, u knjizi ne sme stajati drugačiji podatak. Takođe, neadekvatan opis sadržaja može otežati pronalaženje dokumentacije prilikom inspekcijskog nadzora.

Zašto prepustiti ovaj posao profesionalcima?

Popunjavanje arhivske knjige zahteva vreme, poznavanje propisa i preciznost. Nucleo vam pomaže da ovaj proces u potpunosti automatizujete:

• Sređivanje zaostale dokumentacije: Ukoliko godinama niste vodili knjigu, mi vršimo popis i retroaktivno popunjavanje.
• Digitalna arhivska knjiga: Pomažemo vam da pređete na elektronsko vođenje evidencije, što je u skladu sa novim propisima za 2026. godinu.
• Stručna podrška: Naš tim osigurava da svaka kategorija ima tačan rok čuvanja i da je spremna za predaju nadležnom arhivu.

Ne dozvolite da vas arhiva usporava. Kontaktirajte nas i obezbedi