- April 17, 2026
U eri digitalne transformacije, tradicionalne papirne registre polako menjaju modernija rešenja. Iako je Arhivska knjiga u elektronskom obliku odavno dozvoljena, od 1. januara 2026. ona postaje standard kojem teže sve kompanije u Srbiji.
Mnogi privrednici se pitaju: Koja je razlika između papirne i elektronske knjige i kako ona zapravo treba da izgleda? U ovom tekstu razjašnjavamo sve nedoumice i donosimo praktičan primer.
Šta je arhivska knjiga u elektronskom obliku?
Arhivska knjiga u elektronskom obliku nije ništa drugo do digitalna evidencija celokupne dokumentacije vašeg pravnog lica. Prema važećem Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, kompanije imaju slobodu da biraju format vođenja knjige, pod uslovom da ona sadrži sve zakonom propisane elemente (Obrazac AK).
Prednosti prelaska na elektronski oblik su višestruke:
- Lakša pretraga: Pronalaženje dokumenta traje sekunde, a ne sate.
- Jednostavno ažuriranje: Nema brisanja i precrtavanja – svaka izmena je čista i pregledna.
- Brza priprema prepisa: Generisanje liste za nadležni Arhiv (koja se predaje do 30. aprila) postaje automatizovano.
Elektronska arhivska knjiga: Primer i format
Elektronska knjiga se najčešće vodi u Excel formatu ili kroz specijalizovane DMS softvere (Document Management System). Najvažnije je da vaša digitalna tabela verno prati kolone iz zvaničnog Obrasca AK.
Primer strukture elektronske arhivske knjige:
| Redni broj | Datum upisa | Godina nastanka | Klasifikacioni znak | Sadržaj dokumentacije | Količina (Broj/Fascikla) | Rok čuvanja | Lokacija/Primedba |
| 2025/001 | 20.01.2025. | 2024. | 01-01 | Osnivačka dokumentacija | 1 fascikla | Trajno | Sef 1 |
| 2025/002 | 21.01.2025. | 2024. | 05-02 | Izlazne fakture (1-500) | 2 registratora | 10 godina | Arhivski depo |
| 2025/003 | 22.01.2025. | 2024. | 08-01 | Ugovori o zakupu | 1 fascikla | 5 god. nakon isteka | Digitalna e-Arhiva |
Savet: Kod elektronske forme, preporučljivo je imati kolonu sa linkom ka skeniranom dokumentu, čime dodatno ubrzavate rad.
Da li je običan Excel dovoljan za 2026. godinu?
Iako je Excel odličan prvi korak, dolazeća obaveza e-Arhiviranja (e-Arhiva) od 2026. godine postavlja strože zahteve pred firme. Elektronska arhivska knjiga će morati da bude integrisana u sistem koji omogućava pouzdano čuvanje dokumenata, uz elektronski potpis i vremenski pečat.
Puko držanje tabele na računaru više neće biti dovoljno za punu zakonsku sigurnost, naročito kada su u pitanju dokumenti koji su izvorno nastali u digitalnom obliku (poput e-faktura).
Kako Nucleo olakšava prelazak na elektronsku evidenciju?
U Nucleo sistemu verujemo da arhiviranje treba da radi za vas, a ne vi za njega. Pomažemo vam da:
- Migrirate podatke: Prebacujemo vašu staru papirnu arhivsku knjigu u precizan elektronski format.
- Uvedemo softverska rešenja: Naša platforma omogućava vođenje elektronske knjige koja je u potpunosti usklađena sa propisima koji stupaju na snagu 2026.
- Pripremimo prepis za Arhiv: Umesto ručnog kucanja, prepis arhivske knjige generišete jednim klikom.
Ne čekajte poslednji trenutak za digitalizaciju. Pređite na elektronsku arhivsku knjigu uz stručnu podršku Nucleo tima i osigurajte modernu i efikasnu administraciju već danas.
