- December 19, 2023
Veliki broj kompanija po zakonu mora čuvati papirnu dokumentaciju i do 10 godina unazad.
Neretko je to dokumentacija koja se ne upotrebljava često ili uopšte, ali tu je da zauzme
značajnu površinu poslovnog prostora. Sam proces arhiviranja je dugotrajan, kompleksan i
oduzima vreme i energiju koje bi mogli usmeriti na druge poslovne aktivnosti.
Da bi vama i vašim zaposlenima omogućili efikasnije upravljanje svakodnevnim radnim
procesima i poslovnim prostorom, predlažemo vam savremeno rešenje ovog problema – usluga
fizičkog čuvanja dokumentacije.
Šta je i kako izgleda fizičko čuvanje dokumentacije?
Fizičko čuvanje dokumentacije predstavlja uslugu izmeštanja papirne dokumentacije koja nije
više u redovnoj upotrebi, ali i dalje mora da se čuva, iz vašeg poslovnog prostora u sigurne
prostorije pružaoca usluge.
U N Arhivi taj proces izgleda jednostavno:
● Kurir dolazi na vašu adresu i donosi vam prazne namenske kutije i preuzima ih
spakovane.
● Preuzete kutije sa dokumentacijom se dostavljaju u N Arhivu, koje se zatim unose u
sistem, indeksiraju i odlažu na čuvanje na obeleženom, sigurnom mestu.
● U slučaju da vam neki od dokumenata zatreba, možete u svakom trenutku zatražiti da
vam se elektronskim ili fizičkim putem pošalje na željenu adresu. Takođe, dostupna je i
usluga skeniranja dokumentacije.
● Korisnici koji žele da pristupaju i upravljaju podacima u elektronskoj formi mogu to da
učine pomoću Nucleo softvera. Pored digitalne arhive, ovaj softver vam nudi i mnoštvo
drugih opcija za unapređenje vašeg poslovanja.
Ako naiđete na prepreku u nekom delu procesa, profesionalna korisnička podrška N Arhive je tu
da vam pomogne, odgovori na vaša pitanja i otkloni eventualne nejasnoće.
Da li će dokumentacija biti sigurna?
U N Arhivi skladištenje se vrši uz pomoć posebnih kartonskih kutija najvišeg kvaliteta,
kapaciteta 4 standardna registratora. Prostorije za skladištenje su obezbeđene alarmnim
sistemom i 24-časovnim video nadzorom i ispunjavaju sve potrebne sigurnosne kriterijume. Na
ovaj način je osigurano da je papirna dokumentacija koju ste poverili N Arhivi u sigurnim
rukama.
Koji su benefiti?
Usluga fizičkog čuvanja dokumentacije može da pomogne vašem poslovanju na nekoliko
načina:
● Oslobađanje kancelarijskog i skladišnog prostora u preduzeću. Ako ste kompanija
koja posluje dugi niz godina, velike su šanse da veći deo vašeg poslovnog prostora
zauzimaju redovi kutija za odlaganje i police pune registratora. Usluga fizičkog čuvanja
dokumentacije oslobađa taj prostor i pravi više mesta za dokumentaciju koja je u aktivnoj
upotrebi.
● Povećavanje efikasnosti preduzeća. Noćna mora nastaje kada je potrebno da se u
prethodno spomenutim redovima kutija i registratora nešto pronađe. Fizičko čuvanje
dokumentacije i dostavljanje po potrebi ovaj proces čini lakšim i vremenski efikasnijim. U
kombinaciji sa Nucleo softverom bi ovaj proces bio značajno kraći.
● Sigurnost vaše dokumentacije. Kao što je već navedeno, mnoga preduzeća poseduju
veliku količinu raznovrsnih dokumenata koje po zakonu moraju čuvati i do 10 godina. Od
velike važnosti je da se ovakvi dokumenti ne izgube, unište ili da im ne pristupe osobe
koje za to nemaju dozvolu. Usluga fizičkog čuvanja dokumentacije obezbeđuje da vaši
dokumenti budu na sigurnom mestu i u sigurnim rukama.
Ukoliko ste se u bilo kom delu teksta pronašli i mislite da bi usluga fizičkog čuvanja
dokumentacije pomogla vama i vašem preduzeću da bolje obavljate svoj posao, kontaktirajte N
Arhivu i zatražite sve dodatne informacije koje su vam potrebne.
